Política de Privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

2. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales b. Documento de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el documento de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas. d. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales. e. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular f. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la Vida sexual y los datos biométricos. g. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos h. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento i. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. j. Tipos de públicos de interés: La Empresa mantiene relación directa con distintos tipos de público según la relación contractual, comercial o fiscal que derive en concordancia con el desarrollo de sus actividades productivas y/o comerciales o por el resultado de las mismas con Clientes, Proveedores, Empleados o Entidades Gubernamentales

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S: Entidad inscrita en la ciudad de Cali, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio; Razón Social: COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S,NIT: 900580424-1,PBX: 4422598 ,Correo electrónico: [email protected], Dirección: CL 26 7 41 Cali Valle del Cauca, Pagina WEB: www.reindeer.com.co

4. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos suministrados serán utilizados únicamente para atender los propósitos señalados en el presente documento, por tanto la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S, en ningún momento procederá a vender, licenciar, alquilar, transmitir o divulgar la información personal recolectada, salvo que: - Exista autorización expresa para hacerlo - Sea necesario para que otras Empresas contratadas o subcontratadas puedan prestar los servicios que nosotros le hayamos encomendado en función exclusiva los alcances definidos en el presente documento. COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S, confirma y exige a estas empresas contratadas el manejo exclusivo de la información para el fin contratado, la confidencialidad, protección y la privacidad de la misma. - Sea indispensable con el fin de proveer nuestros productos y/o servicios. - La información sea requerida o tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, escisión, u otro proceso de reestructuración de la Sociedad. Los datos personales que la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

4.1. Determinado en el tipo de relación y la naturaleza de las actividades a desarrollar con COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S: El Tratamiento de los datos se gestionara con la finalidad de mantener la comunicación directa con nuestros diversos tipos de público para poder desarrollar exclusivamente las actividades instauradas y enmarcadas en la relación definida por las partes.

4.1.1. En relación con el funcionamiento de la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S

4.1.1.1. Recurso Humano:El Tratamiento de los datos se realizará para cumplir con el tipo de relación contractual y jurídica entablada con la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S y que derive en la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, traslados o cambio de puesto de trabajo, retiro o terminación, (incluye, entre otros practicantes y aspirantes a cargos).

4.1.1.2. Proveedores y Contratistas nacionales y del Exterior:El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el proceso de gestión contractual de productos y/o servicios que la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S requiera para desarrollar sus actividades productivas y comerciales de acuerdo a la normatividad vigente.

4.1.1.3. Clientes nacionales y del exterior:El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el proceso de gestión contractual de productos y/o servicios que la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S requiera para desarrollar sus actividades comerciales de acuerdo a la normatividad vigente.

4.1.1.4. Entidades Gubernamentales:El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el proceso de gestión y cumplimiento con las responsabilidades fiscales y jurídicas que la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S tenga a su haber acuerdo a la normatividad vigente.

4.2. Determinado en el tipo de comunicación que se requiera para el desarrollo de las actividades propias de la Compañía

4.2.1. Proveer servicios y/o productos

4.2.2. Evaluar la calidad del servicio y de los productos

4.2.3. Realizar procesos de auditoria interna y externa

4.2.4. Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por correo físico, electrónico, celular o dispositivos móviles, a través de mensajes de texto (SMS) o a través de cualquier otro medio análogo o digital de comunicación disponibles.

4.2.5. Desarrollar procesos de selección, evaluación, y vinculación laboral

4.2.6. Los indicados en la autorización otorgada por el titular de la información en el documento de privacidad respectivo según sea el caso.

4.2.7. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas o subordinadas de COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S, ubicadas en Colombia o en el Exterior en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

4.2.8. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas contratadas para realizar trabajos de Investigación, mercadeo y/o publicidad o bien que presten servicios tecnológicos y/o físicos que se requieran para permitir la correcta difusión de la información por los medios contratados.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

5.1.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

5.1.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

5.1.3. Ser informado por la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.

5.1.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5.1.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

5.1.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S se regirá por los siguientes principios para garantizar el tratamiento de los datos personales: - Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular. - Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. - Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. - Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan - Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados - Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento - Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

7. DATOS SENSIBLES

La COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S en ningún momento solicitara datos de carácter sensible, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud; por no ser relevantes para ningún tipo de actividad desarrollada por la EMPRESA, ni para justificar ningún tipo de relación contractual o comercial.

8. DATOS DE MENORES DE EDAD

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. En caso de que Titular indique que no ha concedido permiso a la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S para disponer de sus datos personales, estos deberán ser clasificados como PRIVADOS y no podrán ser utilizados para ningún tipo de requerimiento (excepto los que están contemplados en el punto 11) por parte de la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S. En cualquier momento el Titular y/o la Superintendencia de Industria y Comercio podrán consultar su estado.

10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

Para información recolectada antes de la expedición del decreto 1377 del 2013, la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S publicara en su página web institucional www.reindeer.com.co, un comunicado dirigido a titulares de datos personales para para dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S.

11. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

11.1. Información requerida por la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

11.2. Datos de naturaleza pública.

11.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

11.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

11.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

12. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular puede utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación; En la sede de la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S: COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S de lunes a viernes en el horario de atención al público (8:00 AM – 12 m, 2 PM - 5:00 PM), PBX: 4423737 ,Extension: 1261 y al correo electrónico: [email protected], las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de la EMPRESA responsable del Tratamiento.

13. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular puede utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

13.1. Consultas

El Tratamiento de los datos se gestionara con la finalidad de mantener la comunicación directa con nuestros diversos tipos de público para poder desarrollar exclusivamente las actividades instauradas y enmarcadas en la relación definida por las partes.

13.2. Reclamos

Los Titulares que consideren que la información contenida en una base de datos de la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información del titular: IDENTIFICACION: NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS: DEPARTAMENTO: CIUDAD: DIRECCION FISICA: CORREO ELECTRONICO: TELEFONO: DETALLE DEL REQUERIMIENTO: indicar claramente el motivo de la solicitud o reclamo. ANEXOS: Documentos que considere pertinentes para justificar su petición. Es requisito adjuntar copia de Cedula por lado y lado. En caso de que la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Si el reclamo resulta incompleto, la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél. Una vez recibido el reclamo completo, la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, la COMERCIALIZADORA AVIV S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 4 de la misma.